IL PROCESSO DELLA DELEGA IN AZIENDA

Delegare attività e decisioni – o parti di esse – costituisce un aspetto importante della gestione aziendale poiché finalizzato a sgravare manager e imprenditore di molti impegni, liberando tempo ed energie da spendere per dedicarsi alle strategie aziendali.

Una delega efficace è lo strumento che ogni imprenditore dovrebbe saper esercitare perchè è un pilastro fondamentale per raggiungere il successo dell’azienda.

Tutti i compiti possono essere delegati usando le strategie giuste e verificabili, ad esclusione del controllo dei tre ambiti che costituiscono la leva del comando aziendale: la gestione finanziaria, la strategia, la gestione delle risorse umane chiave dell’organizzazione.

Ma se è così importante, perché è ancora così difficile farlo e soprattutto farlo in modo efficace?
Cerchiamo di analizzare il problema, di capirne le ragioni e di fornire qualche suggerimento per esercitare la delega nel miglior dei modi.

Significato dell’Istituto della Delega

Delegare è un processo complesso e delicato perché comporta un equilibrio ragionato ed efficace fra l’affidare competenze elevate e l’autonomia che è dovuta al lavoratore.
Il tema è assai delicato perchè coinvolge situazioni che, per alcune materie – quali ad esempio le funzioni in campo ambientale – potrebbero avere conseguenze sul piano della imputabilità, anche penale, nei confronti del legale rappresentante della ditta.
Anzitutto bisogna chiarire che, se per “delega di funzioni” s’intende il trasferimento di obblighi del soggetto ad un’altra persona incaricata del loro soddisfacimento in sua vece, non è altrettanta chiara la disciplina che la sottende che nel nostro Paese risulta carente in molte materie.

Ogni rapporto lavorativo è regolato da:

• parti prescritte, per le quali esistono procedure consolidate
• parti discrezionali, che comportano scelte autonome, sempre però all’interno della mission e degli obiettivi propri dell’azienda.

Quando il manager offre autonomia significa che egli lascia che il collaboratore svolga le parti discrezionali che competono al  ruolo che gli spetta ma quando lascia che il collaboratore svolga parti discrezionali di attività del suo status di capo, egli esercita, in qualità di datore del lavoro, un atto molto più ampio e potente, la delega e con essa affida la possibilità di effettuare delle scelte, più o meno importanti e decisive.

Le materie delegate possono essere assegnate di volta in volta, sulla base di progetti o procedure prestabilite, o in modo stabile,  se la delega avviene all’interno della struttura organizzativa dell’ente, cioè legata all’articolazione e alla distribuzione del lavoro.

La delega, se effettuata correttamente, risulta efficace perché provoca numerosi effetti positivi, che possiamo così riassumere: per il delegante, sia esso il manager o l’imprenditore stesso, si liberano tempo ed energie da investire su obiettivi più elevati, e, al contempo, si rende possibile favorire lo sviluppo professionale del delegato che può sperimentare nuove e più articolare competenze; per il delegato, giocando sul piano emozionale, si innesca un segnale di fiducia che a sua volta, favorisce la motivazione e la responsabilizzazione.

Tornando a livello dell’organizzazione aziendale, affinché la delega si giustifichi e avvenga in modo efficace, devono verificarsi alcuni fondamentali presupposti: anzitutto l’attività che si intende delegare deve avere una frequenza e una natura caratterizzata da una certa continuità perché se è una tantum non si giustifica il dispendio di tempo e di investimento che ad essa sottende. Inoltre il ruolo del collaboratore/delegato deve essere contiguo a quello del delegante perché necessitano visioni e competenze almeno in parte condivise. Il collaboratore deve possedere una preparazione sufficiente per accettare la delega ed inoltre deve avere attitudini e sicurezza nelle proprie potenzialità per potersi mettere in gioco con consapevole disponibilità.

Se ne deduce che l’importantissimo istituto della delega presuppone che l’imprenditore o il manager possiedano una forma mentis e una cultura tali da renderli capaci di accettare l’incertezza del risultato, dunque a mettersi in gioco investendo sulla fiducia nel collaboratore prescelto.

Criteri per Gestire Correttamente la Delega

La prima considerazione riguarda il livello della delega.
Con esso si intende la summa quanti-qualitativa delle materie che si intendono trasferire e dunque è molto importante definirne l’adeguatezza.
Se la delega è troppo bassa, infatti, il responsabile rimane oberato di impegni e il delegato, dovendo svolgere attività non stimolanti, può essere colpito da demotivazione e passività.
Se la delega, al contrario, risulta troppo alta, si possono causare errori, provocare ansia e incertezza nel collaboratore e comportamenti difensivi dell’imprenditore nei confronti dei collaboratori che non corrispondono alle sue aspettative (distorte).

Una delega vincente si fonda su alcune regole fondamentali:

• l’imprenditore o il manager non deve mai delegare cose che lui stesso non riesce a fare
• avere assolutamente chiaro cosa si vuole delegare
• individuare con estrema attenzione la persona cui delegare le varie materie
• definire un preciso mansionario di ciò che si intende delegare
• stabilire obiettivi realistici ma “sfidanti” per stimolare il reciproco rapporto
• assicurarsi che il delegato abbia tutte le risorse necessarie per realizzare i compiti delegati, definire con il delegato un piano di lavoro con step temporalmente predefiniti
• programmare incontri di verifica per monitorare il lavoro oggetto della delega
• evitare di assillare il collaboratore ma costruire un vero rapporto di fiducia nel momento in cui si è verificata la consistenza positiva del processo di delega.

Dal punto di vista del dipendente la delega richiama al massimo grado il senso di responsabilità e l’occasione per mettere in valore le proprie doti professionali e attitudinali; in situazioni complesse è sempre utile rapportarsi direttamente con le figure qualificate che potranno supportarlo: avvocato dell’azienda, capo del personale, commercialista …per riuscire a risolvere i problemi in autonomia senza doversi rivolgere nuovamente al manager o imprenditore il che offre un’immagine non troppo edificante delle proprie qualità professionali.
Inoltre il dipendente deve imparare a lavorare in team in un’ottica di confronto e di collaborazione. La delega, per lui, costituisce un’opportunità da non sprecare per costruire al meglio il proprio percorso di carriera.

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