Root Cause Analysis (RCA): individuare le cause profonde dei problemi aziendali

In molte aziende italiane, quando emerge un problema — un errore nella produzione, un ritardo nelle consegne, un calo di qualità o un disservizio al cliente — la prima reazione è cercare una soluzione immediata.
Si interviene dove il problema è visibile, ma spesso senza comprenderne le cause reali.
La Root Cause Analysis (RCA), o analisi delle cause profonde, è una metodologia che aiuta a superare questo approccio “reattivo”, trasformando ogni errore in un’occasione di apprendimento e miglioramento.

 

Cos’è la Root Cause Analysis

La Root Cause Analysis è un metodo di indagine strutturato che consente di individuare la vera origine di un problema.
Non si concentra sul singolo errore, ma sul sistema aziendale nel suo complesso: procedure, comunicazione interna, formazione, gestione delle risorse e controllo dei processi.

L’obiettivo non è attribuire colpe, ma capire cosa ha permesso che il problema si verificasse, in modo da eliminarlo in modo definitivo.
Questo approccio è alla base del miglioramento continuo (Kaizen) e della gestione della qualità totale (TQM), pilastri fondamentali anche per le PMI italiane che vogliono restare competitive.

Le fasi principali della RCA

L’applicazione pratica della Root Cause Analysis si sviluppa in cinque passaggi principali:

1. Definizione del problema
   Si parte da una descrizione chiara e verificabile: cosa è successo, dove, quando e con quali conseguenze. È fondamentale distinguere tra il problema reale e le sue manifestazioni apparenti.
2. Raccolta dei dati
   Si analizzano documenti, report, procedure interne, testimonianze e dati di produzione. L’obiettivo è comprendere il contesto e ricostruire i fatti senza giudizi soggettivi.
3. Identificazione delle cause immediate
   Si individuano le prime evidenze: un macchinario guasto, una comunicazione mancata, un errore umano, un fornitore in ritardo. Sono le cause “di superficie”.
4. Analisi delle cause radice
   Attraverso strumenti specifici si risale ai fattori più profondi, spesso di natura organizzativa o gestionale. Ad esempio, perché la comunicazione è mancata? Perché la procedura non era chiara? Perché non era stato previsto un controllo intermedio?
5. Definizione e applicazione delle soluzioni
   Una volta individuata la causa principale, si progettano azioni correttive e preventive: formazione del personale, revisione delle procedure, definizione di nuove responsabilità, o l’introduzione di sistemi di monitoraggio.

Strumenti di analisi

Tra gli strumenti più diffusi per condurre una Root Cause Analysis troviamo:

• Metodo dei 5 Whys: consiste nel chiedersi “perché?” più volte (in genere cinque), fino a risalire alla causa più profonda.
• Diagramma di Ishikawa (o diagramma causa-effetto): rappresenta graficamente le possibili categorie di cause, come persone, metodi, materiali, macchinari, ambiente o misure.
• Analisi Pareto (80/20): aiuta a focalizzarsi sulle cause più significative, quelle che generano la maggior parte dei problemi.
• Analisi dei processi (Process Mapping): permette di visualizzare i flussi di lavoro e individuare dove si verificano rallentamenti o errori ricorrenti.

Esempio RCA in un contesto aziendale italiano

Immaginiamo un’azienda di trasporti che registra frequenti ritardi nelle consegne.
Un’analisi superficiale potrebbe attribuire la causa agli autisti o al traffico. Ma applicando la Root Cause Analysis si scopre che:

• i viaggi vengono pianificati manualmente, senza un sistema aggiornato di gestione logistica;
• i dati sui tempi di percorrenza non sono aggiornati;
• non esiste un responsabile per la revisione settimanale delle rotte.

La causa radice non è quindi il traffico, ma una gestione inefficiente della pianificazione. La soluzione reale consiste nell’introdurre un software di gestione dei percorsi, definire un responsabile e aggiornare periodicamente i dati. In questo modo, l’azienda non solo elimina il problema, ma migliora stabilmente la propria efficienza operativa.

Perché la RCA è fondamentale per le imprese italiane

Nelle realtà produttive e nei servizi italiani, la Root Cause Analysis rappresenta un passaggio decisivo per fare un salto di qualità.

Applicarla significa:

• ridurre i costi dovuti a errori ripetuti;
• migliorare la qualità percepita dal cliente;
• aumentare la sicurezza e l’affidabilità dei processi;
• favorire una cultura aziendale orientata alla prevenzione, non alla reazione.

Molte aziende italiane, soprattutto di piccole e medie dimensioni, hanno già sperimentato che affrontare i problemi “alla radice” porta benefici concreti, sia economici sia organizzativi.

La Root Cause Analysis è una metodologia semplice nel concetto, ma potente nei risultati. Non si tratta solo di risolvere un problema, ma di trasformare ogni errore in un’opportunità di crescita aziendale. Adottare la RCA significa dotarsi di un approccio sistematico, capace di migliorare processi, relazioni interne e qualità complessiva dell’impresa. Un passo essenziale per tutte quelle aziende italiane che vogliono crescere in modo solido, consapevole e duraturo.

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AUTRICE ARTICOLO

Elisabetta Galli 

Ha acquisito il Ph.D. in Giurisprudenza presso l’Università degli Studi di Padova discutendo una tesi in diritto penale sulla responsabilità delle persone giuridiche, dopo aver conseguito la laurea Magistrale in Giurisprudenza con lode (e menzione speciale per la tesi) presso l’Alma Mater Studiorum Università di Bologna, usufruendo del c.d. percorso breve, e la laurea con lode in Scienze Giuridiche (vincitrice del premio per la miglior tesi). Ha altresì conseguito l’abilitazione all’esercizio della professione forense.

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